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Projekt – Wegweiser


Von der Organisationsregistrierung bis zum Projektabschluss Dokumente Downloads Erklärungen

 

Linkliste / Checkliste

 PIC anlegen

Jede Organisation, die zum ersten Mal einen Förderantrag für ein Projekt in Erasmus+ stellt, muss sich zuvor online registrieren und einen EU Login Account anlegen. Dabei erhält die Organisation einen sogenannten PIC (Programmteilnehmer Identifikations Code).

  1. Anlegen eines EU Login Accounts auf der Anmeldeseite der Europäischen Kommission.
  2. Mit den Zugangsdaten des EU Login Accounts können sich Organisationen, Institutionen oder informelle Gruppen im Teilnehmerportal (Participant Portal) registrieren. Zu beachten: Infos unter „Wichtige Hinweise“ alle relevanten Dokumente bereithalten.
  3. Nach der Registrierung auf dem Teilnehmerportal wird der neunstellige PIC ausgegeben. PIC sorgfältig aufbewahren, er wird für jeden Antrag gebraucht, an dem die Organisation beteiligt ist (als Antragsteller oder als Partner). Die Organisationsangaben sind nun im zentralen Registrierungsportal der Europäischen Kommission (URF) gespeichert, können jedoch jederzeit aktualisiert und geändert werden.

Weitere Hilfestellungen und Erklärungen zu Registrierungs- bzw. Teilnehmerportal gibt’s im User Guide der Europäischen Kommission.

— Akkordeon —

Handelsregistereintrag

Die Maske des Teilnehmerportals enthält drei Pflichtfelder zum Handelsregistereintrag.

Wenn diese nicht ausgefüllt sind, lässt sich kein PIC generieren. Sofern keine Handelsregisternummer vorhanden ist (z.B. informelle Gruppe), kann im Feld „Business Registration Number“ 000 (drei Nullen), im Feld „Registration Date“ 01.01.2014 (Programmstart Erasmus+), und im Feld „Registration Authority“ XXX (drei X) eingetragen werden. Am Ende Organisationsform nochmals spezifizieren und das Pflichtfeld „Is your Organisation a small/medium-sized enterprise (SME)“ in der Regel mit „Ja“ (auch bei informellen Gruppen) bestätigen.

 

Rechtliche und finanzielle Informationen

Zusätzlich müssen im URF noch Dokumente mit rechtlichen und finanziellen Informationen hochgeladen werden, die die Angaben der Registrierung bestätigen. Diese am besten gleich im Anschluss an die Registrierung der Organisation, Institution oder informellen Gruppe im Account unter „Documents“ hochladen. Die Vorlagen für diese Dokumente zum Hochladen gibt‘s hier:

 

  1. Akkreditieren nur für EFD Organisationen

Damit eine liechtensteinische Organisation im Europäischen Freiwilligendienst als aufnehmende, entsendende oder koordinierende Organisation tätig sein kann, braucht sie eine gültige Akkreditierung unter dem Erasmus+ Programm. Das EFD-Akkreditierungsformular kann jederzeit online eingereicht werden. Da der Akkreditierungsprozess mehrere Wochen dauert, bitte Akkreditierungsantrag rechtzeitig vor der gewünschten Antragsfrist bei der Nationalagentur Erasmus+ JUGEND IN AKTION, Liechtenstein einreichen.

Der Antrag zur Akkreditierung erfolgt über ein web-basiertes Formular. Das Formular wird von allen modernen Web-Browsern unterstützt. Empfohlen wird die Benutzung von Internet Explorer 11.0, Firefox 45.7 oder Chrome 56.0. Das Web-Antragsformular benötigt beim Ausfüllen eine konstante und schnelle Internetverbindung. Musterantragsformulare in Englisch für das Jahr 2018 sind unter http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/documents-for-applicants/model-application-forms_en einsehbar.

 

  1. Mit den Zugangsdaten des EU Login, siehe Schritt 1.1., gelangt man zu den web-eforms Bitte Richtiges Formular auswählen und die Richtlinien zum jeweiligen Formular lesen.
  2. Das Ausfüllen des Akkreditierungsformulars in Englisch ist von Vorteil. Viele Informationen sind auch für andere europäische Nationalagenturen und Organisationen relevant. Zudem wird die Organisation bei erfolgreicher Akkreditierung auf der Plattform des Europäischen Jugendportals aufgeführt.
  3. Unter Annexes im Akkreditierungsantrag müssen Dokumente hochgeladen werden. Dazu gehören die ehrenwörtliche Erklärung (Declaration of Honor) mit Unterschrift, die vom Antrag heruntergeladen und ausgedruckt wird. Der Handelsregisterauszug, wenn vorhanden und Dokumente mit rechtlichen und finanziellen Informationen, siehe wichtige Hinweise unter 1. Schritt (entsprechend relevante Vorlagen auswählen)

Wichtig Hinweise:

Damit der Akkreditierungsantrag bei der Nationalagentur Liechtenstein gestellt wird, das richtige Länderkürzel LI02 unter „National Agency of the Applicant Organisation“ auf der ersten Seite des Akkreditierungsformulars wählen.

Der Antrag auf Akkreditierung kann nur bewertet werden, wenn alle Teile des Formulars korrekt und vollständig ausgefüllt sind. Bei inhaltlichen Fragen oder technischen Problemen hilft die Nationalagentur Liechtenstein jugendinaktion@aha.li oder 239 91 15. Jeder in Liechtenstein gestellte Antrag wird von externen und internen Experten anhand von  Akkreditierungsrichtlinien bewertet.

 

Nach positiver Entscheidung über die Akkreditierung durch die NA steht einem Antrag für ein EFD Projekt nichts mehr im Weg.  

  1. Antrag stellen

 

Die Antragstellung für die Leitaktionen KA1 und KA3 erfolgt über ein web-basiertes Formular. Das Formular wird von allen modernen Web-Browsern unterstützt. Empfohlen wird die Benutzung von Internet Explorer 11.0, Firefox 45.7 oder Chrome 56.0. Das Web-Antragsformular benötigt beim Ausfüllen eine konstante und schnelle Internetverbindung. Musterantragsformulare in Englisch für das Jahr 2018 sind unter http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/documents-for-applicants/model-application-forms_en einsehbar

 

1.Mit den Zugangsdaten des EU Login, siehe Schritt 1.1., gelangt man zu den web-eforms Bitte richtiges Formular auswählen und die Richtlinien auf der jeweiligen Seite lesen. Zur Berechnung der Distanz zwischen dem Durchführungsort der Aktivität und dem Herkunftsort der Teilnehmer muss der Distanzrechner (http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator) der Europäischen Kommission benutzt werden.

 

  1. Unter Annexes im Akkreditierungsantrag müssen Dokumente hochgeladen werden. Dazu gehören die ehrenwörtliche Erklärung (Declaration of Honor) mit Unterschrift, die vom Antrag heruntergeladen und ausgedruckt wird. Das Partnermandate (Vertrag zwischen Antragssteller und Partnerorganisation(en)) und der Wochenplan. In der Vorlage für Wochenpläne stehen drei verschiedene Versionen zur Verfügung. Achtung: die richtige Version (Jugendaustausch, EFD oder Mobilität für Jugendarbeitende) auswählen und ausfüllen.

 

  1. Das Antragsformular nochmals auf Vollständigkeit überprüfen, alle relevanten Dokumente hochladen und die Checkliste auf der letzten Seite abarbeiten, anschliessend das Formular unter „submit online“ am Ende des Formulars übermitteln.

Die Antragsstellung für die Leitaktion KA2 erfolgt über ein PDF-Formular. Das Formular für die Deadline 02.Februar 2018 steht derzeit noch nicht zur Verfügung. Bitte immer auf die aktuelle Version des Formulars achten. E-Forms einer abgelaufenen Antragsfrist können nicht für die nächste Antragsfrist verwendet werden.

  1. Das E-Formular heruntergeladen und abspeichern. Überprüfe die Version deines Adobe-Readers, falls sich das Formular nicht öffnen lässt.
  2. Blaue (beim Anklicken rosa) Felder dienen zum Ausfüllen, graue Felder werden automatisch ausgefüllt. Zur Berechnung der Distanz zwischen dem Durchführungsort der Aktivität und dem Herkunftsort der Teilnehmer muss der Distanzrechner der Europäischen Kommission benutzt werden.

 

  1. Unter N. Annexes im Förderantrag müssen Dokumente hochladen werden, dazu gehören die ehrenwörtliche Erklärung (Declaration of Honor) mit Unterschrift, die im Antrag selber unter M. Declaration of Honor ausgedruckt wird. Das Partnermandate (Vertrag zwischen Antragssteller und Partnerorganisation(en)) und der Aktivitätszeitlplan.
  2. Das Antragsformular nochmals auf Vollständigkeit überprüfen, alle relevanten Dokumente hochladen und die Checkliste auf der letzten Seite abarbeiten, anschliessend das Formular unter „submit online“ am Ende des Formulars übermitteln.

Wichtiger Hinweis:

Damit der Förderantrag bei der Nationalagentur Liechtenstein gestellt wird, das richtige Länderkürzel LI02 unter „National Agency of the Applicant Organisation“ auf der ersten Seite des Antragsformulars wählen.

Ein Förderantrag kann nur bewertet werden, wenn alle Teile des Formulars korrekt und vollständig ausgefüllt sind. Bei inhaltlichen Fragen oder technischen Problemen hilft die Nationalagentur Liechtenstein jugendinaktion@aha.li oder 239 91 15. Jeder in Liechtenstein gestellte Antrag wird von externen und internen Experten anhand vom E+ Programm vorgegebenen  Bewertungsrichtlinien bewertet.

 

 

 

  1. Vertragsdokumente

 

Nachdem der Antrag bewilligt wird, erstellt die Nationalagentur Liechtenstein den Vertrag. Jeder Vertrag umfasst mehrere Anhänge wird von der Nationalagentur entsprechend der Unteraktionen KA1, KA2, KA3 zusammengestellt. Anschliessend wird der Vertrag von dem Unterschriftsberechtigten der antragsstellenden Organisation und von der Programmkoordinatorin der Nationalagentur Liechtenstein unterzeichnet.  

 

 

  1. Freiwilliger bei Versicherung anmelden nur für EFD

Europäische Freiwillige unter Erasmus+ werden während ihres Einsatzes zwingend bei der CIGNA Versicherung kranken- und unfallversichert.  Es ist Aufgabe des EFD Beauftragten der jeweiligen Sendeorganisation den Freiwilligen mindestens zwei Wochen vor Antritt seines EFD’s anzumelden. Sobald die Sendeorganisation akkreditiert ist, erhält sie einen Zugangscode mit dem sie Freiwillige bei der CIGNA Versicherung anmelden kann. Sollte der Zugangscode nicht mehr auffindbar sein oder Unterstützung bei der Registrierung benötigt werden, clientservice2@cigna.com hilft weiter.

Der Freiwillige erhält nach der Anmeldung eine automatisch generierte Email mit den Zugangsdaten um seine Versicherungskarte auszudrucken.

 

 

  1. Volunteering Agreement nur für EFD

Das Volunteering Agreement ist ein Vertrags zwischen dem Freiwilligen, der Sende- und Aufnahmeorganistion. Darin werden unter anderem Rechte, Pflichten, Zahlungsvereinbarungen, Zuständigkeiten, etc., aller Parteien festgehalten.

 

  1. EFD Trainings nur für EFD

Europäische Freiwillige haben das Recht vor- während und nach ihrem Freiwilligeneinsatz verschiedene Trainings zu besuchen. Freiwillige in und aus Liechtenstein dürfen an den, von der Nationalagentur Österreich organisierten Trainings teilnehmen. Nach Rücksprache mit ihrer EFD Organisation melden sich die Freiwilligen selber beim passenden Training an.

Die Rückerstattung der Reisekosten erfolgt direkt über die Nationalagentur Liechtenstein.

 

 

  1. Online Sprachkurs freigeben nur für EFD

Der Online Linguistik Support (OLS) dient als zusätzliche sprachliche Unterstützung, ersetzt nicht den regulären Sprachkurs. Freiwillige sollen eine ständige sprachliche Unterstützung während der gesamten Dauer des Freiwilligendienstes erhalten. Welche europäischen Sprachen mit dem OLS abgedeckt werden, ist auf der hier (https://erasmusplusols.eu/) ersichtlich. Bei Freiwilligen deren EFD Einsatz mehr als zwei Monate dauert, kann im Antrag ein Onlinesprachkurs beantragt werden, wenn die Sprache des Aufnahmelandes in OLS zur Verfügung steht.

Der OLS umfasst:

Einen Sprachtest, der sowohl zu Beginn als auch am Ende des Auslandsaufenthaltes von den Freiwilligen absolviert werden muss. User Guide zum Sprachtest                            

Einen Online –  Sprachkurs der während der Dauer des Auslandsaufenthaltes in Anspruch genommen werden kann und den Freiwilligen zusätzliche Unterstützung beim Erlernen der Fremdsprache bietet.

Wie kommt der Freiwillige zu seinen OLS-Sprachkurs?

Die entsprechende Lizenz für den Sprachtest und den Sprachkurs muss dem Freiwilligen zugeteilt werden. Die im Antragsformular angegebene Kontaktperson erhält automatisch eine E-Mail vom OLS-Serviceanbieter mit den Zugangsdaten.

Hilfe und Erklärungen zum Online Linguistik Support gibt es direkt auf der Seite des Serviceanbieters.

 

  1. Youthpass

Youthpass ist ein offizielles, europäisches Zertifikat zur Anerkennung und Dokumentation nicht-formaler und informeller Lernerfahrungen im außerschulischen Jugendsektor.

Jeder Teilnehmer, der an einer Jugendbegegnung, einem Europäischen Freiwilligendienst, einer Mobilität für Fachkräfte der Jugendarbeit, einem Projekt zum strukturierten Dialog oder einer Aktivität im Rahmen des TCA (Training and Cooperation Activities) teilnimmt, hat Anrecht auf einen Youthpass. Die Ausstellung des Youthpass erfolgt online auf der offiziellen Website https://www.youthpass.eu/de/

Es ist Aufgabe des Projektverantwortlichen seine Organisation zu registrieren. Mit Hilfe der Projektverantwortlichen, der EFD-BetreuerInnen, TrainerInnen oder Coaches halten die Projektteilnehmer in eigenen Worten fest, was sie während des Projekts gelernt haben:

  1. Mobility tool+

Mobility Tool+ ist ein webbasiertes Instrument um Projekte laufend zu verwalten und zu aktualisieren. Projektbeauftragte sind dazu verpflichtet, das Mobility Tool+ über den gesamten Projektzeitraum zu verwenden, ihre Mobilitäten aktuell zu halten und gegebenenfalls Änderungen einzutragen. Über dieses Tool wird der Abschlussbericht generiert und eingereicht.

Unter Anhänge am Ende des Abschlussberichtes müssen Dokumente hochgeladen werden, dazu gehören die ehrenwörtliche Erklärung (Declaration of Honor) mit Unterschrift, die im Abschlussbericht selber unter Anhänge ausgedruckt wird. Und  Wochenplan. In der Vorlage für Wochenpläne stehen drei verschiedene Versionen zur Verfügung. Achtung: die richtige Version (Jugendaustausch, EFD oder Mobilität für Jugendarbeitende) auswählen und ausfüllen.

Bitte beachten Sie, dass alle unten genannten Dokumente hier hochgeladen werden müssen bevor Sie Ihren Bericht online übermitteln.
Bevor Sie Ihren Bericht an die Nationale Agentur übermitteln, überprüfen Sie bitte, dass:

  • die Ehrenwörtliche Erklärung vom gesetzlichen Vertreter des Zuschussempfängers unterschrieben ist.
  • alle notwendigen Informationen zu Ihrem Projekt im Mobility Tool+ eingetragen sind.
  • Sie das Berichtsformular in einer der offiziellen Sprachen der Erasmus+ Programmländer ausgefüllt haben.
  • Sie alle erforderlichen Dokumente hochgeladen haben
  • die laut Finanzhilfevereinbarung notwendigen Belege beigefügt sind.

eriert und eingereicht.

 

Zugang zum Mobility Tool+

Nach der Vertragsunterzeichnung erhalten FördernehmerInnen und Kontaktpersonen via E-Mail einen Link zu ihrem Projekt im Mobility Tool+. Zum Mobility Tool+ direkt geht es hier

Mehr Informationen zu den Funktionen von Mobility Tool+ finden sich im Mobility Tool+ User’s Guide (PDF-File, engl. Version, ca. 12 MB).

Zusätzliche Informationen finden sich in diesen Infoblättern: Mobility Tool+ Infoblatt für Key Action 1+3 und Mobility Tool+ Infoblatt für Key Action 2

Um Datenexporte bzw. -importe durchzuführen, verwenden Sie bitte die Codes aus dem Mobility Tool+ Dictionary (PDF-File, engl. Version, ca. 500 KB)