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Lessons learned


Bei „Lessons Learned“ handelt es sich um das Lernen aus Erfahrungen und die aktive Anwendung der gewonnen Erkenntnisse in der Zukunft.

Warum „Lessons learned“?

Der englische “Lessons Learned” bedeutet auf Deutsch “Gewonnene Erkenntnisse”. Lessons Learned sollte zwingend nach und besser noch während eines Projektes gemacht werden. Warum? Weil in Projekten kein Raum für Fehler ist, die andere schon einmal gemacht haben. Stattdessen gibt es jede Menge Potenzial für Ansätze, die sich in anderen Projekten bewährt haben. Wie wir alle wissen, sind Projekte an sich bereits komplex genug – bereits gewonnen Erkenntnissen nicht zu verwerten wäre daher grob fahrlässig und dumm.

Bei „Lessons Learned“ handelt es sich um das Lernen aus Erfahrungen und die aktive Anwendung der gewonnen Erkenntnisse in der Zukunft.  Jedes Projekt liefert wertvolle Erfahrungen. Positive wie Negative. Die gute Nachricht ist: Sie können aus beidem Erkenntnisse ziehen und davon profitieren! Denn jede Erfahrung kann für weitere Projekte nützlich sein – und damit wesentlich zu künftigen Erfolgen beitragen.

Für neue Projekte bedeutet das:

  • Fehler zu vermeiden
  • Risiken zu verringern
  • Chancen zu nutzen
  • Projekt-Qualität zu steigern

Die „Lessons learned“ können zu jedem Zeitpunkt des Projekts gemacht werden. Es empfiehlt sich nach jedem Projekttreffen eine kurze Abschlussrunde zu den gewonnenen Erkenntnissen durchzuführen.

Fehlerkultur – Fuck ups

Fuckup bedeutet so viel wie „Versagen“, „Missgeschick“ oder „Fehler“. Sich Fehler einzugestehen und offen darüber zu reden ist für viele undenkbar. Doch bei den sogenannten FuckUp Nights passiert genau das. Menschen sprechen öffentlich über ihre Fehler und ihr Scheitern. Dabei geht es immer darum, einen offenen Umgang mit Misserfolgen und eine konstruktive Fehlerkultur zu etablieren. Ziel ist es, eine Kultur des Scheiterns einzuführen.  Scheitern – fernab von Schande wird als notwendige Erfahrung gesehen, die mitunter der Schlüssel zum Erfolg sein kann.

Fuckup Nights bieten die Möglichkeit, gemachte Erfahrung und Fehler zu teilen. Den Zuseher:innen wird dadurch Mut gemacht und zum Anderen gelehrt, dass Fehler da sind, um gemacht zu werden, um aus ihnen zu lernen.

Beispielprojekt – Musikworkshop „Music and Peace“

Projektziel: Im Rahmen der Kampagne „Gewalt-FREI erziehen“ von der Kinderlobby Liechtenstein sollte ein Musikwettbewerb organisiert werden. Schlussendlich organisierten das Jugendcafé  Camäleon und das aha einen Musikworkshop. Das Ziel des Projekts wurde klar definiert: nämlich die Sensibilisierung der liechtensteinischen Bevölkerung in der Thematik „Gewaltfreie Erziehung“. Bei diesem Musikworkshop stand die Einbindung junger Menschen im Vordergrund. Zudem sollten Kunst und Kultur gefördert werden. Jugendliche und junge Erwachsene zwischen 13 und 25 Jahren, können ihre Kreativität, ihr soziales Engagement und ihre Originalität unter Beweis stellen. Zur genauen Projektbeschreibung.

Was lief gut?

  • Flexibilität
  • Regelmässiger Austausch
  • Umsetzung
  • Erreichen der
  • Projektziele

Erreichen der Projektziele

Vorgegebene Ziele:

  • Einbindung junger Menschen in die Kampagne
  • Förderung von Kunst und Kultur
  • Publikation der Songs
  • Organisation eines Musikevents im Jugendcafé Camäleon mit der Präsentation der besten Songs mit Siegerehrung

Erreichte Ziele:

  • Einbindung junger Menschen in die Kampagne: Auch wenn es kein Musikwettbewerb wurde, wurden bei der Planung und Umsetzung der Musikworkshops junge Menschen eingebunden. Insofern wurde das Projektziel erreicht.
  • Förderung von Kunst und Kultur: Der Fokus lag auf Musik. Durch die Veröffentlichung eines Songs wurde dieses Ziel erreicht.
  • Publikation der Songs: Aus ursprünglich mehreren geplanten Songs (im Rahmen des Musikwettbewerbs) wurde ein Song. Das Projektziel wurde teilweise erreicht.
  • Organisation eines Musikevents im Jugendcafé Camäleon mit der Präsentation der besten Songs mit Siegerehrung: Statt des geplanten Events wurde der Kampagnen-Song bei einem Event vorgestellt. Das Projektziel wurde teilweise erreicht.

Was lief schief?

  • keine Projektleitung
  • Finanzierung – wurde erst im Rahmen des Projektes geklärt
  • Kommunikation – sehr viele Beteiligte
  • Eigenverantwortung – kein gutes Zeit- und Planungsmanagement

Was würde man beim nächsten Mal anders machen?

  • Klare Definition der Projektleitung / des Projektteams
  • Bewussterer Umgang mit Fehlern und Problemen
  • Regelmässiger Austausch mit ALLEN Beteiligten
  • Anzahl der involvierten Personen / Organisationen besser managen oder reduzieren

Was wurde gelernt?

  • Einzelne Projektphasen beachten -> Schwerpunkt Initialisierung (Planung ist das halbe Leben)
  • Zielgruppe / potenzielle Teilnehmende definieren
  • Langfristige Planung und grosszügige Zeitpläne sind wertvoll
  • Klare und regelmässige Kommunikation ist unumgänglich
  • Fehler dürfen und müssen passieren
  • Verantwortung (für die eigenen Fehler) übernehmen
  • Nicht verzweifeln, wenn es Schwierigkeiten gibt
  • Ein TEAM ist stärker als eine EINZELPERSON

 

Weiterführende Links

Präsentationsfolien

 

Quellen:

Feedback- und Evaluierungsmethoden


Um eine gute Auswertung zu garantieren, braucht es die geeignete Methode. Natürlich kann man sich auch einfach ein paar Fragen überlegen, aber ein strukturiertes Vorgehen macht auf jeden Fall Sinn.

 

WICHTIG: Nicht alle Methoden für alles geeignet! -> Abhängig von Zeit, Zweck und Zielgruppe(n)(grösse)!

Kuchen bzw. Zielscheibe

Bei der Kuchen- oder Zielscheiben-Methode werden 6 bis 8 Felder (Kuchenstücke)  vorgegeben, die mithilfe von eingezeichneten Punkten oder Klebepunkten bewertet werden. Was bewertet werden soll, kann an den Rand des „Kuchenstücks“ geschrieben werden (siehe Bild unten). Je näher der Punkt an der Mitte ist, desto zufriedener waren die Teilnehmenden mit diesem Themenbereich.

Evaluationszielscheibe

Bildquelle: https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSdVcfqi-un3j_I4hHNL0zOdLFsT6Z-V4z-PQ&usqp=CAU

Eine genaue Beschreibung der Methode gibt es hier.

Vier Ecken Methode

In den vier Ecken des Raumes werden vier verschiedene Plakate mit unterschiedlichen Meinungen und/oder Feedbackpunkten aufgehängt. Die Teilnehmenden ordnen sich dem Plakat zu, bei dem sie am meisten Übereinstimmungen mit ihrem Standpunkt sehen oder Diskussionsinteresse verspüren. Innerhalb der sich so gebildeten Gruppen werden Argumente und Erfahrungen ausgetauscht. Nach ca. 5–10 Minuten trägt eine/r der Teilnehmenden aus der Gruppe die wichtigsten Punkte vor.

Barometer/Smileyanzeige

Diese Auswertungsmethode ähnelt der Kuchen- bzw. Zielscheibenmethode. Dabei werden auf ein Flipchartpapier Fragen geschrieben. Unter jede Frage kommt eine gerade Linie mit zwei gegensätzlichen Polen (bspw. lachender und weinender Smiley). Die Teilnehmenden können mit einem Stift Punkte machen oder Klebepunkte nutzen und an der Stelle platzieren, die ihrem Gefühl entspricht.

Bildquelle: https://rb.gy/7a05j

Blitzlicht

Ein Blitzlicht kann fast überall spontan eingesetzt werden. Es handelt sich um eine beliebte und schnelle mündliche Auswertungsmethode. Wichtig dabei ist, dass jede:r Teilnehmende die vorher festgelegte Zeit einhält (z. B. 1 Minute pro Person) und zu einer konkreten Frage etwas sagt, z. B. „Wie fühlst du dich?“ Dann kommt der Nächste dran.

WICHTIG: Damit keine Infos verloren gehen, sollte man eventuell mitschreiben oder für die detaillierte Auswertung zusätzlich ein schriftliches Feedback einholen.

5 Finger Feedback

Für diese Methode brauchst du nichts weiter als deine Hände. Bei der Fünf-Finger-Methode malt jede:r Teilnehmer:in die eigene Hand auf ein Blatt Papier. Jeder Finger steht dabei für die Antwort auf eine Feedback-Frage:

  • Daumen: Was war super?
  • Zeigefinger: Was habe ich gelernt?
  • Mittelfinger: Was kann verbessert werden?
  • Ringfinger: Was nehme ich mit (positiv und negativ)?
  • kleiner Finger: Was kam zu kurz?
  • Handfläche: Was ich sonst noch sagen möchte/ Was ich mir wünsche?/ Weitere Vorschläge?

Die Fünf-Finger-Feedback-Methode bietet eine Alternative zu Feedback-Fragebögen. Alle Teilnehmenden können auf anschauliche Art Kritik im negativen und positiven Sinn äußern. Aufgrund des geringen Platzes muss man sich allerdings kurz und knapp fassen.

Bildquelle: https://eduki.com/de/post/236

Feedback-Fragebogen

Ein Fragebogen zum Einholen von Feedback ist wohl die mit Abstand bekannteste Evaluationsmethode. Der Fragebogen kann sowohl online als auch auf Papier ausgefüllt werden. Die Vorteile von Online-Fragebögen: Du musst nicht alles per Hand in den Computer eintippen und viele Programme bieten die Möglichkeit, das Feedback direkt online auswerten und zu einem Report zusammenstellen zu lassen. So siehst du auf einen Blick die durchschnittliche Bewertung durch die Teilnehmenden. Ein solches Tool ist z.Bsp. Jotform. Andere Tools werden dir hier noch vorgestellt.

Bildquelle: https://rb.gy/35bzo

Weitere Feedbackmethoden

 

Quellen:

Schlussbericht


Ein sogenannter „Schlussbericht“ wird in der Regel von Geldgeber:innen/Sponsor:innen gefordert, um zu sehen, wie das Geld, dass sie euch für das Projekt gegeben haben, von euch investiert wurde (bspw. bei Erasmus+ Projekten).

 

Was ihr konkret liefern müsst, gilt es im Vorfeld mit den Geldgeber:innen/Sponsor:innen auszuhandeln und vertraglich festzuhalten. Folgende Bestandteile kann ein Schlussbericht haben:

  • Finanzbericht mit Endabrechnung (ganz wichtig)
  • Auswertung und (Erfahrungs-)Berichte der Teilnehmenden
  • Bankbelege
  • (Unterzeichnete) Teilnehmer:innenliste. Bspw. bei Aktivitäten mit Voranmeldung
  • Fotos
  • Presse- oder Zeitungsartikel sowie Postings auf Social Media Postings(deshalb eine gute Öffentlichkeitsarbeit von Anfang an. Mehr zur Öffentlichkeitsarbeit bei Projekten erfährst du hier.)
  • Protokolle eurer Projektteam-Treffen oder von Treffen mit den Beteiligten
  • Unterlagen zu den Aktivitäten (Workshopprogramm, Eventprogramm)

 

 

Projektabschluss & -auswertung


„Projekte kommen schnell voran, bis sie zu 90% fertig werden, und dann bleiben sie für immer zu 90% fertig.“ Warum 90%? Weil gegen Ende eines Projekts gerne auf die 4. Phase, die Phase der Auswertung vergessen wird.“

Warum auswerten?

Aber warum soll denn überhaupt ausgewertet werden?

  • Zielerreichung (inhaltlich) überprüfen (Wie man Ziele für ein Projekt formuliert, erfährst du hier)
  • Prozess auswerten (wie/warum wurden Ziele (nicht) erreicht)
  • Zukünftige Projekte? Lessons learned! (Mehr zum Thema „Lessons learned“ gibt es hier)

Was auswerten?

In einem Projekt können unterschiedliche Dinge ausgewertet werden:

  • Die „Lessons learned“ oder auch Fähigkeiten/Fertigkeiten, die man bei einem Projekt gelernt hat (Bei Jugendprojekten wird sehr oft der „Youthpass“ verwendet. Was das genau ist, erfährst du hier)
  • Ziele: Wurden alle Ziele erreicht? (Wie man Ziele für ein Projekt formuliert, erfährst du hier)
  • Finanzmanagement: Wie sind wir mit dem Budget zurechtgekommen? Gibt es noch offene Rechnungen? Was passiert mit übrig gebliebenem Geld?
  • Auswirkungen auf die Organisation/das Team: Was hat das Projekt mit uns als Organisation/Team gemacht? Wie lief die Zusammenarbeit? Wo gab es Stolpersteine in der Zusammenarbeit?
  • Prozess: Wie war das Zeitmanagement? Wie hat es mit der Aufgabenverteilung funktioniert? Wie war die Kommunikation mit Partner:innen und den Beteiligten?

Good to know & Tipps

Das solltest du bei der Auswertung beachten:

  • Auswertung mit ALLEN Beteiligten nach der Realisierungsphase
  • Zukunft/Fortführung des Projektes? Motivation im Team? Weitere Schritte?
  • Auswertung mit ALLEN Beteiligten während der Realisierungsphase -> Risikomanagement für die zukünftigen Aktivitäten des Projekts
  • Auswertung aller Phasen durch das Projektteam
  • Schriftliche Ergebnisdokumentation! -> lessons learned
  • Schlussbericht inklusive Endabrechnung! -> Wer macht das?
  • 2 Ebenen: Inhaltliche und prozessorientierte Auswertung!

Konkrete Tipps:

  • Nicht zu lange mit der Auswertung warten, damit das Wichtige noch frisch abrufbar ist. Auch während des Projekts regelmässig reflektieren und schriftlich (!) festhalten!
  • Im Projektteam: Zuerst einzeln auswerten (jede:r für sich). Im Anschluss dann gemeinsam eure Inputs zusammentragen und festhalten.
  • Dokumentation! SCHRIFTLICH festhalten
  • WICHTIG: Auswertungen sind nie „objektiv“ das heisst, es geht immer um das persönliche Empfinden. Insofern können die Wahrnehmungen auch ganz unterschiedlich sein
  • Vor der Auswertung mit der Projektgruppe sollte es auch eine Auswertung mit der Zielgruppe, die eure Aktivitäten mitgemacht haben, geben. Am besten die Auswertung mit der Zielgruppe nach jeder Aktivität oder während der Aktivität miteinplanen
  • Gute Planung! Planung ist auch hier das A und O! Auswertungstreffen sollten fixer Bestandteil eures Zeitplans sein.

 

Projektabschluss

Herzlichen Glückwunsch! Ihr habt das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Was viel zu oft vergessen wird? Erfolge zu feiern! DEshalb heisst es jetzt PAAAARTY 🙂

 

Präsentationsfolien

 

Quellen:

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