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Anleitung


Anleitung für Freiwilligenprojekte: Von der Registrierung bis zum Projektabschluss

Antragsfristen

Um Fördermittel zu erhalten, müssen alle Anträge unter dem Erasmus+ Programm JUGEND IN AKTION bis zu den untenstehenden Antragsfristen online übermittelt werden.

Antragsfristen 2018:

  • 4. Oktober 2018, 12.00 Uhr: Projektstart zwischen 1. Januar und 31. Mai 2019

PIC anlegen

Jede Organisation muss sich, bevor zum ersten Mal einen Förderantrag für ein Projekt unter Erasmus+ stellt, online registrieren und einen EU Login Account anlegen.

Achtung: Die nach der Registrierung erhaltenen Zugangsdaten müssen sorgfältig aufbewahrt werden, man braucht sie auch für die web-basierten Antragsformulare und für das Mobility Tool+.

  1. Anlegen eines EU Login Accounts auf der Anmeldeseite der Europäischen Kommission.
  2. Mit den Zugangsdaten des EU Login Accounts können sich Organisationen, Institutionen oder informelle Gruppen im Teilnehmerportal (Participants Portal) registrieren. 
  3. Nach der Registrierung auf dem Teilnehmerportal wird ein neunstelliger PIC (Programmteilnehmer Identifikations Code) ausgegeben. PIC sorgfältig aufbewahren, er wird für jeden Antrag gebraucht, an dem die Organisation beteiligt ist (als Antragsteller und als Partner). Die Organisationsangaben sind nun im zentralen Registrierungsportal der Europäischen Kommission (URF) gespeichert, können jedoch jederzeit aktualisiert und geändert werden.

Weitere Hilfestellungen und Erklärungen zu Registrierungs- bzw. Teilnehmerportal gibt’s im User Guide der Europäischen Kommission.

Wichtige Hinweise:
Handelsregistereintrag
Die Maske des Teilnehmerportals enthält drei Pflichtfelder zum Handelsregistereintrag.
Wenn diese nicht ausgefüllt sind, lässt sich kein PIC generieren. Sofern keine Handelsregisternummer vorhanden ist (z.B. informelle Gruppe), kann im Feld „Business Registration Number“ 000 (drei Nullen), im Feld „Registration Date“ 01.01.2014 (Programmstart Erasmus+), und im Feld „Registration Authority“ XXX (drei X) eingetragen werden. Am Ende Organisationsform nochmals spezifizieren und das Pflichtfeld „Is your Organisation a small/medium-sized enterprise (SME)“ in der Regel mit „Ja“ (auch bei informellen Gruppen) bestätigen.

Rechtliche und finanzielle Informationen
Zusätzlich müssen im URF noch Dokumente mit rechtlichen und finanziellen Informationen hochgeladen werden, die die Angaben der Registrierung bestätigen. Diese am besten gleich im Anschluss an die Registrierung der Organisation, Institution oder informellen Gruppe im Account unter „Documents“ hochladen. Zum Download der Vorlagen für diese Dokumente.

 

Akkreditieren

Damit eine Organisation in Freiwilligenprojekten als aufnehmende, entsendende oder koordinierende Organisation tätig sein kann, braucht sie eine gültige Akkreditierung unter dem Erasmus+ Programm. Das Akkreditierungsformular kann jederzeit online eingereicht werden. Da der Akkreditierungsprozess mehrere Wochen dauert, bitte Akkreditierungsantrag rechtzeitig vor der gewünschten Antragsfrist bei der Nationalagentur Erasmus+ JUGEND IN AKTION Liechtenstein einreichen.
Der Antrag zur Akkreditierung erfolgt über ein webbasiertes Formular. Das Formular wird von allen modernen Web-Browsern unterstützt. Empfohlen wird die Benutzung von Internet Explorer 11.0, Firefox 45.7 oder Chrome 56.0. Das Web-Antragsformular benötigt beim Ausfüllen eine konstante und schnelle Internetverbindung. Hier findest du Musterantragsformulare in Englisch für das Jahr 2018.

  1. Mit den Zugangsdaten des EU Logins, siehe Schritt 1.1., gelangt man zu den web-eforms. Bitte richtiges Formular auswählen und die Richtlinien zum jeweiligen Formular lesen.
  2. Das Ausfüllen des Akkreditierungsformulars in Englisch ist von Vorteil. Viele Informationen sind auch für andere europäische Nationalagenturen und Organisationen relevant. Zudem wird die Organisation bei erfolgreicher Akkreditierung auf der Plattform des Europäischen Jugendportals aufgeführt.
  3. Unter Annexes im Akkreditierungsantrag müssen Dokumente hochgeladen werden. Dazu gehören die ehrenwörtliche Erklärung (Declaration of Honor) mit Unterschrift, die vom Antrag heruntergeladen und ausgedruckt wird. Der Handelsregisterauszug, wenn vorhanden, und Dokumente mit rechtlichen und finanziellen Informationen, siehe wichtige Hinweise unter 1. Schritt (entsprechend relevante Vorlagen auswählen) sind ebenso hochzuladen.

Wichtige Hinweise:
Damit der Akkreditierungsantrag bei der Nationalagentur Liechtenstein gestellt wird, das richtige Länderkürzel LI02 unter „National Agency of the Applicant Organisation“ auf der ersten Seite des Akkreditierungsformulars wählen.
Der Antrag auf Akkreditierung kann nur bewertet werden, wenn alle Teile des Formulars korrekt und vollständig ausgefüllt sind. Bei inhaltlichen Fragen oder technischen Problemen hilft die Nationalagentur Liechtenstein jugendinaktion@aha.li oder 239 91 15. Jeder in Liechtenstein gestellte Antrag wird von externen und internen Experten anhand von Akkreditierungsrichtlinien bewertet.

Nach positiver Entscheidung über die Akkreditierung durch die NA steht einem Antrag für ein Freiwilligenprojekt nichts mehr im Weg.

Partner suchen

Wer noch auf der Suche nach einem passenden Projektpartner ist, der sollte die Partnerbörse OTLAS für internationale Jugendprojekte besuchen. Neue Organisationen finden die Anleitung zur Registrierung direkt auf der Startseite von OTLAS.

Junge Menschen, die sich gerne an Freiwilligenprojekten beteiligen möchten, finden auf dem Europäischen Jugendportal offene Stellen.

Antrag stellen

Die Antragstellung für alle Leitaktionen erfolgt über ein webbasiertes Formular. Das Formular wird von allen modernen Web-Browsern unterstützt. Empfohlen wird die Benutzung von Internet Explorer 11.0, Firefox 45.7 oder Chrome 56.0. Das Web-Antragsformular benötigt beim Ausfüllen eine konstante und schnelle Internetverbindung. Hier findest du Musterantragsformulare in Englisch für das Jahr 2018.

  1. Mit den Zugangsdaten des EU Login, siehe Schritt 1.1., gelangt man zu den web-eforms Bitte richtiges Formular auswählen und die Richtlinien auf der jeweiligen Seite lesen. Zur Berechnung der Distanz zwischen dem Durchführungsort der Aktivität und dem Herkunftsort der Teilnehmer muss der Distanzrechner der Europäischen Kommission benutzt werden.
  2. Das Antragsformular nochmals auf Vollständigkeit prüfen, alle relevanten Dokumente hochladen und die Checkliste auf der letzten Seite abarbeiten, anschliessend das Formular unter „submit online“ am Ende des Formulars übermitteln.

Anhänge im Antragsformular:
Am Ende des Antragsformulars müssen zusätzliche Dokumente hochgeladen werden, dazu gehören;
• die ehrenwörtliche Erklärung (Declaration of Honor) mit Unterschrift des/der gesetzlichen Vertreter/in wie im Antrag aufgeführt, die aus dem Antragsformular unter Anhänge ausgedruckt wird.
• der Wochenplan. In der Vorlage für Wochenpläne stehen drei verschiedene Versionen zur Verfügung. Achtung: die richtige Version (Jugendaustausch, Freiwilligenaktivität oder Mobilität für Jugendarbeitende) auswählen und ausfüllen.
• das Partnermandate (Vertrag zwischen Antragssteller und Partnerorganisation/en)

Wichtige Hinweise:
Damit der Förderantrag bei der Nationalagentur Liechtenstein gestellt wird, das richtige Länderkürzel LI02 unter „National Agency of the Applicant Organisation“ auf der ersten Seite des Antragsformulars wählen.
Ein Förderantrag kann nur bewertet werden, wenn alle Teile des Formulars korrekt und vollständig ausgefüllt sind. Bei inhaltlichen Fragen oder technischen Problemen hilft die Nationalagentur Liechtenstein jugendinaktion@aha.li oder 239 91 15. Jeder in Liechtenstein gestellte Antrag wird von externen und internen Experten anhand vom E+ Programm vorgegebenen Bewertungsrichtlinien bewertet.

Vertragsdokumente

Nachdem der Antrag bewilligt wird, erstellt die Nationalagentur Liechtenstein den Vertrag. Jeder Vertrag umfasst mehrere Anhänge und wird von der Nationalagentur entsprechend der Unteraktionen KA1, KA2, KA3 zusammengestellt. Anschliessend wird der Vertrag von dem/der Unterschriftsberechtigten der antragsstellenden Organisation und von der Programmkoordinatorin der Nationalagentur Liechtenstein unterzeichnet.

Bei Versicherung anmelden

Freiwillige unter Erasmus+ werden während ihres Einsatzes zwingend bei der CIGNA Versicherung kranken- und unfallversichert. Es ist Aufgabe des/der Beauftragten der jeweiligen Sendeorganisation den/die Freiwillige/n mindestens zwei Wochen vor Antritt seiner Freiwilligenaktivität anzumelden. Sobald die Sendeorganisation akkreditiert ist, erhält sie einen Zugangscode mit dem sie Freiwillige bei der CIGNA-Versicherung anmelden kann. Sollte der Zugangscode nicht mehr auffindbar sein oder Unterstützung bei der Registrierung benötigt werden, clientservice2@cigna.com hilft weiter.
Der/die Freiwillige erhält nach der Anmeldung eine automatisch generierte Email mit den Zugangsdaten, um seine Versicherungskarte auszudrucken.

Volunteering Agreement

Das Volunteering Agreement ist ein Vertrag zwischen dem/der Freiwilligen, der Sende- und Aufnahmeorganisation. Darin werden unter anderem Rechte, Pflichten, Zahlungsvereinbarungen, Zuständigkeiten, etc., aller Parteien festgehalten.

Trainings und Kurse

Freiwillige haben das Recht vor-, während und nach ihrem Freiwilligeneinsatz verschiedene Trainings zu besuchen. Freiwillige in und aus Liechtenstein dürfen an den, von der Nationalagentur Österreich organisierten Trainings teilnehmen. Nach Rücksprache mit ihrer Aufnahmeorganisation melden sich die Freiwilligen selber beim passenden Training an. Die Rückerstattung der Reisekosten erfolgt direkt über die Nationalagentur Liechtenstein.

Online Sprachkurs freigeben

Der Online Linguistic Support (OLS) dient als zusätzliche sprachliche Unterstützung, ersetzt aber nicht den regulären Sprachkurs. Freiwillige sollen während der gesamten Dauer ihrer Freiwilligenaktivität sprachliche Unterstützung erhalten. Welche europäischen Sprachen mit dem OLS abgedeckt werden ist auf https://erasmusplusols.eu/ ersichtlich. Bei Freiwilligen deren Einsatz mehr als zwei Monate dauert, kann im Antrag ein Onlinesprachkurs beantragt werden, wenn die Sprache des Aufnahmelandes in OLS zur Verfügung steht.

Der OLS umfasst:

  • Einen Sprachtest, der sowohl zu Beginn als auch am Ende des Auslandsaufenthaltes von den Freiwilligen absolviert werden muss.
  • Einen Online-Sprachkurs, der während der Dauer des Auslandsaufenthaltes in Anspruch genommen werden kann und den/die Freiwillige/n zusätzliche Unterstützung beim Erlernen der Fremdsprache bietet.

Wie kommt der Freiwillige zu seinen OLS-Sprachkurs?
Die entsprechende Lizenz für den Sprachtest und den Sprachkurs muss dem/der Freiwilligen zugeteilt werden. Die im Antragsformular angegebene Kontaktperson erhält automatisch eine E-Mail vom OLS-Serviceanbieter mit den Zugangsdaten.
Hilfe und Erklärungen zum Online Linguistic Support gibt es direkt auf der Seite des Serviceanbieters.

Youthpass

Youthpass ist ein offizielles, europäisches Zertifikat zur Anerkennung und Dokumentation nicht-formaler und informeller Lernerfahrungen im ausserschulischen Jugendsektor.
Jeder Teilnehmer, der an einer Jugendbegegnung, einer Freiwilligenaktivität, einer Mobilität für Fachkräfte der Jugendarbeit, einem Projekt zum strukturierten Dialog oder einer Aktivität im Rahmen des TCA (Training and Cooperation Activities) teilnimmt, hat Anrecht auf einen Youthpass. Die Ausstellung des Youthpass erfolgt online auf der Website.
Es ist Aufgabe des/der Projektverantwortlichen seine Organisation in Youthpass zu registrieren. Mit Hilfe der Projektverantwortlichen, der Mentoren, Trainingspersonen oder Coaches halten die Projektteilnehmenden in eigenen Worten fest, was sie während des Projekts gelernt haben.

Mobility Tool

Mobility Tool+ ist ein webbasiertes Instrument, um Projekte laufend zu verwalten und zu aktualisieren. Projektbeauftragte sind dazu verpflichtet, das Mobility Tool+ über den gesamten Projektzeitraum zu verwenden, ihre Mobilitäten aktuell zu halten und gegebenenfalls Änderungen einzutragen. Über dieses Tool wird abgerechnet, der Abschlussbericht generiert, ausgefüllt und eingereicht.
Nach der Vertragsunterzeichnung erhalten Fördernehmende und Kontaktpersonen (wie im Antragsformular angegeben) via E-Mail die Nachricht, dass ihr Projekt in Mobility Tools+ zur Bearbeitung bereit ist. Mit den Zugangsdaten des EU Login, siehe Schritt 1.1. gelangt man zum eigenen Projekt in Mobility Tool+.
Menüpunkte Organisation und Kontakte:
Die Angaben zu Organisationen, Kontakten und Zugangsberechtigen werden automatisch aus dem Antragsformular übernommen. Änderungen, Ergänzungen oder hinzufügen von zusätzlichen Schreibberechtigten können nur von der Nationalagentur oder der bereits schreibberechtigten Person vorgenommen werden.

Hinweis: Bei anderen Änderungen (wie zum Beispiel dem Projekttitel, des Projektzeitraum, etc.) muss die Nationalagentur kontaktiert werden.

Menüpunkt Mobilität:
Unter Mobilität(en) versteht man jeden einzelnen Teilnehmer einer Aktivität. Eine Jugendbegegnung mit 25 Teilnehmer/innen ist beispielsweise eine Aktivität mit 25 Mobilitäten. Jeder Teilnehmer muss unter „Mobilitäten“ erfasst werden.

Menüpunkt Mobilität Import – Export:
Mobilitäten können manuell oder mittels Datenimport (Übertragung von Daten einer Excel-Datei) ins Mobility Tool+ hochgeladen werden. Dazu lässt sich über den Export-Button eine Exceltabelle mit allen wichtigen Überschriften erstellen. Die mit * gekennzeichneten Felder müssen ausgefüllt werden. Nachdem alle Mobilitäten in die Exceltabelle eingetragen wurden, kann die Tabelle über den Import-Button wieder ins Mobility Tool+ hochgeladen werden. Alle eingegebenen Daten werden automatisch in den Menüpunkt Mobilitäten übernommen. Um Datenexporte bzw. -importe durchzuführen zu können, müssen die Codes aus dem Mobility Tool+ Dictionary eingetragen werden.

Tipp: Erst eine Mobilität manuell ins Mobility Tool+ eintragen und exportieren, damit leichter ersichtlich ist, welche Felder tatsächlich ausgefüllt werden müssen. Die mit allen verlangten Angaben vorbereitete Exceltabelle kann auch als Teilnehmerliste (siehe genauere Erklärung unten) verwendet werden.

Wichtiger Hinweis: Bei fehlenden oder mangelhaft ausgefüllten Mobilitäten können nicht alle Fördermittel ausbezahlt werden.

Menüpunkt Bericht:
Sind alle Mobilitäten eingetragen und das Budget aktualisiert, klickt man unter dem Menüpunkt Bericht auf den Button „Bericht des Zuschussempfängers erstellen“. Alle Angaben zu Organisationen und Mobilitäten sowie das Budget werden aus den zuvor eingegebenen Daten in den Abschlussbericht übertragen. Danach sind die Fragen des narrativen Berichtteils zu beantworten. Der Bericht kann jederzeit als Entwurf abgespeichert werden und zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet werden

Anhänge im Abschlussbericht:
Am Ende des Abschlussberichtes müssen Dokumente hochgeladen werden, dazu gehören;
• die ehrenwörtliche Erklärung (Declaration of Honor) mit Unterschrift des gesetzlichen Vertreters wie im Antrag aufgeführt, die im Abschlussbericht selber unter Anhänge ausgedruckt wird.
• die Teilnehmerliste, die komplett ausgefüllt und von jedem Teilnehmer unterschrieben werden muss. Sie dient als Beweis, dass die Aktivität wie bewilligt durchgeführt wurde. Eingetragene Mobilitäten müssen mit den Angaben der jeweiligen Teilnehmerliste übereinstimmen.
• der angepasste Wochenplan. In der Vorlage für Wochenpläne stehen drei verschiedene Versionen zur Verfügung. Achtung: die richtige Version (Jugendaustausch, Freiwilligenaktivität oder Mobilität für Jugendarbeitende) auswählen und ausfüllen.
• entsprechende Belege/Rechnungen/Quittungen müssen als Beweis hochgeladen werden, falls Sonderkosten und/oder Ausnahmekosten bewilligt wurden.
• Fotos, jede Art der Öffentlichkeitsarbeit, Ergebnisse, Dokumentation usw. Sollte der Speicherplatz in Mobility Tool nicht ausreichen, kann ein anderes online Tool wie Google Drive oder Dropbox genutzt werden und der entsprechende Link dazu eingeben werden.

Sind alle Angaben komplett und alle Anhänge hochgeladen, klickt man auf den Button „Übermittlungsprozess starten“. Ergeben sich bei der Prüfung des Abschlussberichtes seitens der Nationalagentur Fragen, wird der Projektbeauftrage kontaktiert und das Projekt in Mobility Tool+ erneut freigeschaltet, um eventuelle Änderungen oder Korrekturen vorzunehmen.
Mehr Informationen zu den Funktionen von Mobility Tool+ finden sich im Mobility Tool+ User’s Guide, eine detaillierte Erklärung zum Datenexport/import auf Seite 31.

 

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