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Anleitung


Von der Organisationsregistrierung bis zum Projektabschluss

Antragsfristen

Um Fördermittel zu erhalten, müssen alle Anträge unter dem Erasmus+ Programm JUGEND IN AKTION bis zu den untenstehenden Antragsfristen online übermittelt werden.

Antragsfristen 2019

  • Anfang Februar 2019

PIC anlegen

Jede Organisation muss sich, bevor zum ersten Mal einen Förderantrag für ein Projekt unter Erasmus+ stellt, online registrieren und einen EU Login Account anlegen.

Achtung: Die nach der Registrierung erhaltenen Zugangsdaten müssen sorgfältig aufbewahrt werden, man braucht sie auch für die web-basierten Antragsformulare und für das Mobility Tool+.

  1. Anlegen eines EU Login Accounts auf der Anmeldeseite der Europäischen Kommission.
  2. Mit den Zugangsdaten des EU Login Accounts können sich Organisationen, Institutionen oder informelle Gruppen im Teilnehmerportal (Participants Portal) registrieren. 
  3. Nach der Registrierung auf dem Teilnehmerportal wird ein neunstelliger PIC (Programmteilnehmer Identifikations Code) ausgegeben. PIC sorgfältig aufbewahren, er wird für jeden Antrag gebraucht, an dem die Organisation beteiligt ist (als Antragsteller und als Partner). Die Organisationsangaben sind nun im zentralen Registrierungsportal der Europäischen Kommission (URF) gespeichert, können jedoch jederzeit aktualisiert und geändert werden.

Weitere Hilfestellungen und Erklärungen zu Registrierungs- bzw. Teilnehmerportal gibt’s im User Guide der Europäischen Kommission.

Wichtige Hinweise:
Handelsregistereintrag
Die Maske des Teilnehmerportals enthält drei Pflichtfelder zum Handelsregistereintrag.
Wenn diese nicht ausgefüllt sind, lässt sich kein PIC generieren. Sofern keine Handelsregisternummer vorhanden ist (z.B. informelle Gruppe), kann im Feld „Business Registration Number“ 000 (drei Nullen), im Feld „Registration Date“ 01.01.2014 (Programmstart Erasmus+), und im Feld „Registration Authority“ XXX (drei X) eingetragen werden. Am Ende Organisationsform nochmals spezifizieren und das Pflichtfeld „Is your Organisation a small/medium-sized enterprise (SME)“ in der Regel mit „Ja“ (auch bei informellen Gruppen) bestätigen.

Rechtliche und finanzielle Informationen
Zusätzlich müssen im URF noch Dokumente mit rechtlichen und finanziellen Informationen hochgeladen werden, die die Angaben der Registrierung bestätigen. Diese am besten gleich im Anschluss an die Registrierung der Organisation, Institution oder informellen Gruppe im Account unter „Documents“ hochladen. Verwende bitte folgende Vorlagen für diese Dokumente 

Antrag stellen

Die Antragstellung für alle Leitaktionen erfolgt über ein webbasiertes Formular. Das Formular wird von allen modernen Web-Browsern unterstützt. Empfohlen wird die Benutzung von Internet Explorer 11.0, Firefox 45.7 oder Chrome 56.0. Das Web-Antragsformular benötigt beim Ausfüllen eine konstante und schnelle Internetverbindung. Hier findest du Musterantragsformulare in Englisch für das Jahr 2018.

  1. Mit den Zugangsdaten des EU Login, siehe Schritt 1.1., gelangt man zu den web-eforms. Bitte richtiges Formular auswählen und die Richtlinien auf der jeweiligen Seite lesen. Zur Berechnung der Distanz zwischen dem Durchführungsort der Aktivität und dem Herkunftsort der Teilnehmer muss der Distanzrechner der Europäischen Kommission benutzt werden.
  2. Das Antragsformular nochmals auf Vollständigkeit prüfen, alle relevanten Dokumente hochladen und die Checkliste auf der letzten Seite abarbeiten, anschliessend das Formular unter „submit online“ am Ende des Formulars übermitteln.

Anhänge im Antragsformular:
Am Ende des Antragsformulars müssen zusätzliche Dokumente hochgeladen werden, dazu gehören;
• die ehrenwörtliche Erklärung (Declaration of Honor) mit Unterschrift des/der gesetzlichen Vertreter/in wie im Antrag aufgeführt, die aus dem Antragsformular unter Anhänge ausgedruckt wird.
• der Aktivitätsplan. In der Vorlage für Wochenpläne stehen drei verschiedene Versionen zur Verfügung. Achtung: die richtige Version (Jugendaustausch, Freiwilligenaktivität oder Mobilität für Jugendarbeitende) auswählen und ausfüllen.
• das Partnermandate (Vertrag zwischen Antragssteller und Partnerorganisation/en)

Wichtige Hinweise:
Damit der Förderantrag bei der Nationalagentur Liechtenstein gestellt wird, das richtige Länderkürzel LI02 unter „National Agency of the Applicant Organisation“ auf der ersten Seite des Antragsformulars wählen.
Ein Förderantrag kann nur bewertet werden, wenn alle Teile des Formulars korrekt und vollständig ausgefüllt sind. Bei inhaltlichen Fragen oder technischen Problemen hilft die Nationalagentur Liechtenstein jugendinaktion@aha.li oder 239 91 15. Jeder in Liechtenstein gestellte Antrag wird von externen und internen Experten anhand vom E+ Programm vorgegebenen Bewertungsrichtlinien bewertet.

Vertrag

Nachdem der Antrag bewilligt wird, erstellt die Nationalagentur Liechtenstein den Vertrag. Jeder Vertrag umfasst mehrere Anhänge und wird von der Nationalagentur entsprechend der Unteraktionen KA1, KA2, KA3 zusammengestellt. Anschliessend wird der Vertrag von dem/der Unterschriftsberechtigten der antragsstellenden Organisation und von der Programmkoordinatorin der Nationalagentur Liechtenstein unterzeichnet.

Mobility Tool

Mobility Tool+ ist ein webbasiertes Instrument, um Projekte laufend zu verwalten und zu aktualisieren. Projektbeauftragte sind dazu verpflichtet, das Mobility Tool+ über den gesamten Projektzeitraum zu verwenden, ihre Mobilitäten aktuell zu halten und gegebenenfalls Änderungen einzutragen. Über dieses Tool wird abgerechnet, der Abschlussbericht generiert, ausgefüllt und eingereicht.

Nach der Vertragsunterzeichnung erhalten Fördernehmende und Kontaktpersonen (wie im Antragsformular angegeben) via E-Mail die Nachricht, dass ihr Projekt in Mobility Tools+ zur Bearbeitung bereit ist. Mit den Zugangsdaten des EU Login, siehe Schritt 1.1. gelangt man zum eigenen Projekt in Mobility Tool+.

Menüpunkte Organisation und Kontakte:
Die Angaben zu Organisationen, Kontakten und Zugangsberechtigen werden automatisch aus dem Antragsformular übernommen. Änderungen, Ergänzungen oder hinzufügen von zusätzlichen Schreibberechtigten können nur von der Nationalagentur oder der bereits schreibberechtigten Person vorgenommen werden.

Hinweis: Bei anderen Änderungen (wie zum Beispiel dem Projekttitel, des Projektzeitraum, etc.) muss die Nationalagentur kontaktiert werden.

Menüpunkt Mobilitäten KA1 und KA3:

Unter Mobilität(en) versteht man jeden einzelnen Teilnehmer einer Aktivität. Eine Jugendbegegnung mit 25 Teilnehmer/innen ist beispielsweise eine Aktivität mit 25 Mobilitäten. Jeder Teilnehmer muss unter Mobilitäten erfasst werden.

Menüpunkt Mobilität Import – Export – Export KA1 und KA3:
Mobilitäten können manuell oder mittels Datenimport (Übertragung von Daten einer Excel-Datei) ins Mobility Tool+ hochgeladen werden. Dazu lässt sich über den Export-Button eine Exceltabelle mit allen wichtigen Überschriften erstellen. Die mit * gekennzeichneten Felder müssen ausgefüllt werden. Nachdem alle Mobilitäten in die Exceltabelle eingetragen wurden, kann die Tabelle über den Import-Button wieder ins Mobility Tool+ hochgeladen werden. Alle eingegebenen Daten werden automatisch in den Menüpunkt Mobilitäten übernommen. Um Datenexporte bzw. -importe durchzuführen zu können, müssen die Codes aus dem Mobility Tool+ Dictionary eingetragen werden.

Tipp: Erst eine Mobilität manuell ins Mobility Tool+ eintragen und exportieren, damit leichter ersichtlich ist, welche Felder tatsächlich ausgefüllt werden müssen. Die mit allen verlangten Angaben vorbereitete Exceltabelle kann auch als Teilnehmerliste (siehe genauere Erklärung unten) verwendet werden.

Wichtiger Hinweis: Bei fehlenden oder mangelhaft ausgefüllten Mobilitäten können nicht alle Fördermittel ausbezahlt werden.

Menüpunkt Bericht:
Sind alle Mobilitäten eingetragen und das Budget aktualisiert, klickt man unter dem Menüpunkt Bericht auf den Button „Bericht des Zuschussempfängers erstellen“. Alle Angaben zu Organisationen und Mobilitäten sowie das Budget werden aus den zuvor eingegebenen Daten in den Abschlussbericht übertragen. Danach sind die Fragen des narrativen Berichtteils zu beantworten. Der Bericht kann jederzeit als Entwurf abgespeichert werden und zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet werden

Anhänge im Abschlussbericht:
Am Ende des Abschlussberichtes müssen Dokumente hochgeladen werden, dazu gehören;
• die ehrenwörtliche Erklärung (Declaration of Honor) mit Unterschrift des gesetzlichen Vertreters wie im Antrag aufgeführt, die im Abschlussbericht selber unter Anhänge ausgedruckt wird.
• die Teilnehmerliste, die komplett ausgefüllt und von jedem Teilnehmer unterschrieben werden muss. Sie dient als Beweis, dass die Aktivität wie bewilligt durchgeführt wurde. Eingetragene Mobilitäten müssen mit den Angaben der jeweiligen Teilnehmerliste übereinstimmen
• der angepasste Aktivitätenplan. In der KA1-Vorlage für Wochenpläne stehen drei verschiedene Versionen zur Verfügung. Achtung: die richtige Version (Jugendaustausch, Freiwilligenaktivität oder Mobilität für Jugendarbeitende) auswählen und ausfüllen.
• entsprechende Belege/Rechnungen/Quittungen müssen als Beweis hochgeladen werden, falls Sonderkosten und/oder Ausnahmekosten bewilligt wurden.
• Fotos, jede Art der Öffentlichkeitsarbeit, Ergebnisse, Dokumentation usw. Sollte der Speicherplatz in Mobility Tool nicht ausreichen, kann ein anderes online Tool wie Google Drive oder Dropbox genutzt werden und der entsprechende Link dazu eingeben werden.

Sind alle Angaben komplett und alle Anhänge hochgeladen, klickt man auf den Button „Übermittlungsprozess starten“. Ergeben sich bei der Prüfung des Abschlussberichtes seitens der Nationalagentur Fragen, wird der Projektbeauftrage kontaktiert und das Projekt in Mobility Tool+ erneut freigeschaltet, um eventuelle Änderungen oder Korrekturen vorzunehmen.
Mehr Informationen zu den Funktionen von Mobility Tool+ finden sich im Mobility Tool+ User’s Guide, eine detaillierte Erklärung zum Datenexport/import auf Seite 31.

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